メンズエステの予約管理と顧客管理|電話・LINE・ネット予約をひとつにまとめる方法とNG客の管理
メンズエステの予約は、電話・LINE・ネット予約と入口がいくつもあり、セラピストごと・ルームごとに時間を合わせる必要があります。予約と顧客の管理がばらばらだと、ダブルブッキングや迷惑客の再来店といったトラブルにつながります。予約と顧客をひとつにまとめて管理する方法を解説します。
予約管理でよく起きる5つのトラブル
- ダブルブッキング電話で受けた予約を台帳に書く前に、同じ時間にネット予約が入ってしまう。入口が複数あるお店でいちばん多いトラブルです。
- 出勤していない日に予約を入れてしまう出勤の表と予約の表が別々だと、セラピストの休みの日や、出勤時間の外に予約を入れてしまいます。
- ネット予約の返事が遅れる仮予約に気づかず返事が遅れると、お客様は別のお店に予約してしまいます。
- セラピストへの伝え漏れ予約が入ったこと・時間が変わったことが担当のセラピストに伝わらず、当日に慌てることになります。
- 迷惑客の再来店過去にトラブルがあったお客様の情報が共有されておらず、別のスタッフが予約を受けてしまう。
どれも「予約の入口ごとに記録の場所が違う」「予約と出勤と顧客の情報がばらばら」ことが原因です。
予約の記録に残しておきたい項目
| 項目 | なぜ必要か |
|---|---|
| 日付・開始時間・コース(時間) | 終わりの時間がわかり、次の予約が入れられるかを判断できる |
| 担当のセラピスト | セラピストごとの空き時間と、指名の数がわかる |
| ルーム | ルームが複数あるお店で、同じ部屋の重なりを防ぐ |
| お客様の名前・電話番号 | 連絡と、来店の記録(顧客管理)に使う |
| 予約の入口 | 電話・LINE・ネット予約・どのポータルを見たか。集客の効果を測るのに使う |
| 状態 | 仮予約・確定・キャンセル。キャンセルの多いお客様もわかる |
| メモ | 指名の有無・延長の可能性・要望など |
紙・スプレッドシート・予約管理システムの違い
| 比べる点 | 紙の台帳 | スプレッドシート | 予約管理システム |
|---|---|---|---|
| 費用 | ほぼ0円 | ほぼ0円 | 月額がかかることが多い |
| 複数人での共有 | その場にいる人だけ | できる | できる |
| ネット予約との連動 | 手で書き写す | 手で書き写す | 自動で入る |
| 重なりのチェック | 目で確認 | 目で確認 | 登録のときに自動で止める |
| ホームページの空き状況 | 反映されない | 反映されない | すぐに反映される |
| 顧客の記録 | 探すのが大変 | 検索はできる | 電話番号で自動でまとまる |
予約が1日数件で、受けるのが1人だけなら、紙やスプレッドシートでも回ります。ネット予約を受けている、スタッフが複数いる、セラピストが多いお店では、予約管理システムのほうが取りこぼしとトラブルを確実に減らせます。
出勤と予約を同じカレンダーで見る
予約管理でいちばん効果が大きいのは、出勤と予約を同じ画面で見ることです。日付を選ぶと、その日に出勤しているセラピストだけが並び、それぞれの予約が時間順に見える形にすると、次のことがすぐにわかります。
- 空いている時間出勤時間の中で、予約が入っていない時間が一目でわかります。電話を受けながらでも案内できます。
- 出勤時間の外の予約出勤していない日や時間に予約を入れようとしたとき、気づくことができます。
- 出勤を変えたときの影響予約が残っているのに休みにした場合も、見落とさずに済みます。
さらに、予約を登録した時点でホームページの空き状況に反映されれば、ネット予約と電話予約の重なりも防げます。
顧客管理:来店回数・メモ・NG客
予約の記録を電話番号ごとにまとめると、それが顧客の記録(顧客カルテ)になります。
- 来店回数とキャンセルの回数常連のお客様か、初めてのお客様かが、予約のときにわかります。キャンセルの多いお客様にも気づけます。
- お店だけのメモ「強めの指圧が好み」「〇〇さんを指名しがち」など、接客に役立つ情報を残します。
- NG(出入り禁止)の印と理由迷惑行為があったお客様に印を付けておけば、別のスタッフが電話を受けても気づけます。
- NGのお客様のネット予約を止める電話番号で照合して、NGのお客様からのネット予約を受け付けないようにできると、セラピストを守ることにつながります。
NG客の記録で気をつけること
NGの理由は、事実を簡潔に書きます(例:「施術中の迷惑行為」)。感情的な表現や、お客様を特定できる過剰な情報は残さないようにしましょう。NGであることをお客様に伝える必要はなく、「ただいまご予約をお受けできません」と案内するのが一般的です。
お客様の個人情報の扱い
予約の記録には、お客様の名前・電話番号などの個人情報が含まれます。
- 見られる人を限るお客様の電話番号やメールアドレスは、お店(経営者・スタッフ)だけが見られるようにし、セラピストには必要な情報(時間・コース・名前)だけを伝えるのが安心です。
- 私物のスマホに残さない個人のLINEやスマホのメモで予約を管理すると、スタッフが辞めたときに情報が残ってしまいます。
- 古い記録の扱いを決める何か月分を残すか、来店回数などの集計だけを残すかを決めておきます。
予約管理システムを選ぶときのポイント
- 電話・LINEの予約も手で登録できるかメンズエステは電話予約がまだ多いため、ネット予約だけでなく、受けた予約をすぐ登録できることが大切です。
- 出勤と予約が同じ画面で見られるか出勤表と予約表が別のシステムだと、重なりのトラブルは減りません。
- ホームページの空き状況と連動するか登録した予約が、ホームページの空き状況や「今すぐご案内」にすぐ反映されるか。
- セラピストに伝わるか予約が入ったとき、担当のセラピストに通知が届くか。
- 顧客の記録・NGの管理ができるか電話番号で来店回数がまとまり、NGのお客様に気づけるか。
- スマホで使えるか受付は外出先や待機所で行うことも多いため、スマホで使いやすいことは必須です。
ESTHE ZERO EASYの予約管理・顧客管理
ESTHE ZERO EASYで作ったホームページには、店舗用の管理画面に予約管理と顧客管理が付いています。
- カレンダーで予約を管理いちばん上の大きなカレンダーに、日ごとの予約の数と出勤の人数が出ます。日付を押すと、その日に出勤しているセラピストごとに予約が時間順に並びます。
- 電話・LINEの予約をその場で登録セラピストごとの「予約を追加」から、開始時間・コース・お名前・電話番号(任意)・メモを入れて登録できます。同じ時間に予約があるときは登録できないので、ダブルブッキングを防げます。
- ネット予約は自動で入るホームページから入ったネット予約や、セラピストがマイページで登録した予約も、同じカレンダーに並びます。
- 空き状況にすぐ反映登録した予約は、ホームページの空き状況と「今すぐご案内」にすぐ反映されます。
- セラピストにも通知お店が登録した予約は、担当のセラピストのマイページとLINEに届きます。お客様の電話番号やメールアドレスは、セラピストには見えません。
- 顧客管理とNG客お客様は電話番号ごとにまとまり、来店回数・キャンセルの回数は自動で数えます。お店だけのメモやNGの印を付けられ、NGのお客様からのネット予約を受け付けない設定もできます。
ZUKANに有料掲載中のお店なら、これらの機能が付いたホームページを制作費・管理費0円で使えます。ネット予約の返事を早くする仕組みは、ネット予約を取りこぼさない方法で紹介しています。
よくある質問
ネット予約を受けていなくても、予約管理は使えますか?
使えます。電話やLINEで受けた予約を手で登録するだけでも、出勤と予約を同じカレンダーで見られるので、ダブルブッキングや出勤時間外の予約を防げます。
セラピストにもお客様の電話番号が見えますか?
ESTHE ZERO EASYでは、お客様の電話番号やメールアドレスはお店だけが見られ、セラピストには見えません。セラピストに届くのは、日時・コース・お名前などの必要な情報だけです。
NGのお客様には、NGであることが伝わりますか?
伝わりません。NGのお客様のネット予約を受け付けない設定にした場合、お客様には「ただいまネット予約をお受けできません。お電話でお問い合わせください」と表示されます。
今使っている紙の台帳から移すのは大変ですか?
これからの予約から登録を始めれば十分です。来店回数などの顧客の記録は、予約を登録するたびに電話番号ごとに自動でたまっていきます。
まとめ
予約のトラブルの多くは、電話・LINE・ネット予約の記録の場所がばらばらなこと、予約と出勤と顧客の情報が分かれていることから起きます。出勤と予約を同じカレンダーで見る、入口に関係なく予約を1か所に登録する、電話番号で顧客の記録をまとめてNG客に気づけるようにする。この3つで、取りこぼしとトラブルは大きく減らせます。
ESTHE ZERO EASYの管理画面は、デモで実際に触って試せます。
管理画面のデモで、予約管理・顧客管理を実際に試せます。登録は不要です。
管理画面のデモを試す →ESTHE ZERO EASYは、メンズエステ専門のホームページ制作サービスです。
ZUKANに有料掲載中のお店なら、ホームページは0円で公開できます。